Je vais m’assoir avec vous autour d’une table et vous allez m’expliquer comment votre business fonctionne.  

Je vous poserai des questions pour valider ma compréhension.  

Pour fabriquer un prévisionnel sous Excel il nous faudra aborder trois grandes catégories :

• Votre chiffre d’affaires (par exemple, est-ce qu’il est linéaire ou saisonnier)
• Les coûts directs : plus vous vendez, plus vous dépensez (commissions versées à vos commerciaux, achats de matières premières…)
• Les coûts fixes (loyer, salaires, frais généraux …)

L’idée est de fabriquer ensemble un modèle rapidement sous Excel.

Le document sera créé avec vous, pour que vous en compreniez le fonctionnement et ne perdiez pas des heures à essayer de le déchiffrer.

Vous pourrez ainsi le faire vivre, de façon autonome.

1. Le Chiffre d’affaires

Il s’agit du moteur de votre entreprise, celui de quoi tout le reste découle.  

• Quel produit / service vendez vous ?  
• Le prix moyen de vente ? Vous le connaissez, tant mieux. Sinon, pas de problème, cette donnée est une variable, on mettra un montant approximatif, qui pourra être affiné plus tard, cela ne bloque pas la construction du modèle.  
• Quelle est la saisonnalité de votre activité  ? Vous la connaissez, tant mieux. Sinon, pas de problème, cette donnée est une variable, on mettra une répartition approximative, qui pourra être affinée plus tard, cela ne bloque pas la construction du modèle. Je pourrai examiner les ventes des années précédentes pour en déterminer les statistiques mensuelles en volume et valeur.  

2. Les éléments clés de votre business

Pour pouvoir modéliser votre chiffre d’affaires, on a besoin de connaître des éléments clés de base de votre business :

• Est-ce que vous faites des devis ? Quel est le ratio ventes vs devis ?
• Quel est le délai moyen entre un devis et une vente ?
• Vous réalisez du phoning : combien d’appels pour générer une vente ?
• Vous participez à des foires commerciales ? Quel est le résultat au niveau des ventes dans les jours / semaines / mois qui suivent ?
• Au-delà des produits principaux, est-ce que vous vendez des produits / services additionnels ?  

Vous les connaissez, tant mieux.

Sinon, pas de problème, ces données sont des variables, on mettra des données approximatives,  qui seront affinées plus tard,  cela ne bloque pas la construction du modèle.

Ces éléments peuvent être inclus dans un tableau de bord de suivi d’activité et peuvent être mis à jour de manière régulière (par moi-même et / ou par vous)

3. Les coûts directs

En parallèle de monter le modèle de projection de Chiffre d’Affaires, on modélisera les coûts qui varient en fonction des ventes :

• Les commissions versées aux commerciaux, ou autres tiers
• Les coûts d’achat des matières premières
• Avez-vous mis en place des cartes de fidélité avec des remises ou des cadeaux ?  
• Autres

Vous connaissez les montants, tant mieux.

Sinon, pas de problème, ces données seront listées pour ne rien oublier, on mettra des règles de calcul approximatives, qui seront affinées plus tard, cela ne bloque pas la construction du modèle.

4. Les coûts fixes

Votre entreprise doit payer des coûts fixes, qui ne dépendent pas du chiffre d’affaires.

• Le loyer  et charges locatives
• Les salaires et charges associées
• Les frais généraux (électricité, eau, téléphone, frais de transport …)
• Remboursements de prêts  
• Autres

Vous connaissez les montants, tant mieux.

Sinon, pas de problème, ces données seront listées pour ne rien oublier, on mettra des données approximatives,  qui seront affinées plus tard, cela ne bloque pas la construction du modèle.

5. En conclusion

• On liste tous les éléments variables et fixes de chiffre d’affaires et de coûts pour ne rien oublier
• On met des variables - facilement identifiables avec une cellule d’un fond de couleur différente - qui seront affinées dans un deuxième temps :
• par mes soins suite à l’étude de votre activité des années précédentes,
• et / ou par vous, de façon autonome.  
• On en déduit les résultats en fonction de la périodicité dont vous avez besoin (en mensuel / trimestriel / semestriel / annuel / prochaines années).  
• Je présente ces résultats de manière résumée (avec graphiques par exemple) et détaillée, les deux types de présentation sont importants et servent des objectifs différents ‍
• J’utilise les codes couleurs et logo de votre entreprise pour que vous puissiez utiliser les documents avec des tiers
• On inclut quelques ratios, ils permettent de faire ressortir des anomalies, des alertes (ventes par commercial irréaliste, il faudra embaucher …)

On peut aussi mettre en place un suivi de trésorerie si cela est nécessaire.

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